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2017年9月24日 (日)

文書のスキャナー保存

スキャナーによる文書保存技術の進歩により、e-文書と言われる分野ができて、請求書、領収書、契約文書等が、紙でなくe-文書で承認されるようになりました。多くの会社では、証拠書類の保管で倉庫の棚の整理も多くあったが、これが、電子保管が可能になり、電子契約と併せて効率化された。これもいろいろな制約が緩和されているようである。

図:「e-文書法」の改正これからは、保存期間が、いろいろあるが、紙の原紙での保管は、一時的な保管となり、更なる保存期間の見直しが必要となってくると思われる。いずれにしてもこれは企業にとっては、効率化に結び付くことである。

所得税の確定申告でも5年間の保存となっていますが、これもスキャナーでの保存にしてれると助かる。知り合い方で、この領収書の保存期間が面倒で、書類作成後、電子申告でなく、税務署での申告をして

いる方もおられる。このような場合も、e文書扱いで、税務署に送付してしまうパターンに変更をすることで、利用率も上がるような気がする。

ちなみにですが・・・。

当地の主要拠点を持つ会社   ScanSnap  の   PFU   がありますが、創業当時はベンチャー(宇ノ気電子?)でミニコンを製造などを手掛けて技術力をつけていたが、その後経営等の母体が変更になったが、技術力により廃業することなく、今では、富士通グループの一翼を担う会社となった。私的には、以前この会社のワークステーション(unix)の関連で、神奈川県大和の工場に伺ったこともあります。今では、そこの業務も集約されてたと聞いています。ここの技術で、業務用のスキャナー技術がありますが、地道に技術力を養い、この業界ではトップになっているとのことである。このような企業が地元にあることは、誇らしことである。

ちなみに、会社では、ScanSnapを使っていましたが、購入したいと思いながら、できていない。(苦笑)

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コメント

スキャナーによる文書保存が主流になれば会社などは助かりますね。
でもいつまでもデータが残ると困ることもあるかもしれません。(笑)

電子契約が行われているのですが、その認定とサーバー保存会社があります。紙がなくなり便利ですね。

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