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2017年9月13日 (水)

回覧文書作成配布

昨日のお天気と打って変わっての天気で、ゴルフ日和ですが・・・。今日は回覧文書が溜まっていますので、配布準備です。あちこちからの行事のお知らせがありますが、これを配布するためには、複写、回覧お知らせなどが必要です。本来は、コピーをとり、各班に配布すればいいのでしょうが、回覧後の集計なだどフォローも必要ですので、面倒20170913です。時期的に秋になると多くの行事が、各組織から入るので、バラバラでの配布になります。

ワードでとエクセルでの作業になりますが、前に作成した資料を参照していると、勘違いをして、参照元を編集をしてしまうことがあります。これを防止するには、参照する文書を、「読み取り専用」にしておくと防止できます。(これは、重宝をしています)

20170913_2これは、もともと文書を保存するときに、「読み取り専用」にしておけば変更されることはないです。欠点は、このフアイルを開ける度にアラート画面がでますが、意外と面倒ですが・・。いいえ で開くと編集も出来ます。

最初にこれを作成するときには、バージョンによっても違うとは、思いますが、機能は継承されていると思われます。私は、2007ですので、 ①名前を付けて保存する。

②保存の左横に ツール(プルダウン)を選択 ③全体オプションを選択 ④読み取り専用を推奨 にチェックマークを入れる ④保存

です。

これで行うと、誤編集がなくなると思います。ワードやエクセルには、多くの機能がありますが、通常使っているのは、ほんの一部です。奥の深いソフトです。ライセンスの購入ができないので、2007のままですが、互換ソフトを利用することもあります。これも少し不便さもありますが、無料でwordだと思えば、有難いソフトです。

締め切り日と報告期限は、googleカレンダーに登録をしましたので、これを配布してきましょう。

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