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2015年3月22日 (日)

便利にツール

001各種組織、集まりでの定期総会等が開催されますが、これに必要な招集案内や会費等の領収書または会員証・名札の作成と結構な手間がかかります。

そういう私もいくつかの事務局等のお世話を致しておりますが、定期総会の招集案内等を作成しました。これは案内のほか、総会や懇親会の出欠や会費の領収書等が必要とのことで、会員名簿を整理をして、エクセルデーターにして、これを基に、差し込み印刷絵をすることで、ワードで個人宛に印刷ができました。

領収書の作成は、それでもよかったのですが、エクセルマクロで可能なソフトがあったので、これを借用し、試してみました。A4に10枚の領収書が完了で更に懇親会費もこれで作成でした。

まあこのようなツールは、あちこちにアップされており、自分で考えなくても十分に活用できるよになって便利になりました。このようなフリーソフトをつくって頂いている皆さんに感謝です。

それに合せてメールが便利です。今までは往復はがき、FAXでのやり取りが、メールで一発で送信をしてそれで返答を頂けることになっている。この便利さも痛感する。

もう一つの集まりの周知徹底が出来ていななかったのか、読んで頂けなかったか、かつそれ集める人の行き違いかバラバラで統一性がなかったのが要因で、約40名の会員に電話を掛けて確かめる作業を実施しました。これもまた相手が出ない等、時間と電話料金(携帯)の無駄な作業をしてしまいました。やはりメール一発解決のパターンが必須だと痛感した一日でした。
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