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2014年2月 5日 (水)

議事録    ~町会総会~

会社時代から多くの打ち合わせ議事録を書いて議事録整理を行い、これを重ねることで、多くのメンバーの了解とそのメンバーの所属する組織の合意をえてきた。関連各部署のりん議を円滑に実施するため、打ち合わせの都度、議論の経過を上層部説明をしておかなければいざりん議の時に自分の所属する上層部の合議が得られなくなると、今までの打ち合わせが全く無駄になる。このため日頃より、この議事録におて所属の根回し及び次回の打ち合わせへの意見を事前に伺って於くためにも活用でき意見調整がうまく機能していあっと思う。このようにして、議事を積み重ねて、多くの部署でも、分割りん議をして最終決定者の合議を得るための作業の積み重ねであった。

その後、株主総会の議事録も法務局に提出を義務づけられているので、作るがこれはひな形があり、すべて、了承であるから特に問題はなく体裁だけの問題でる。今回は、町内会の

定期総会の議事録を作成することになり、過去の議事録がなく、どうもメモ程度らしいくこれではと書いてみたが、どうも、質疑の内容が、活動の基本ではなく表記法や、考え方での質疑がおおく言葉で記入するとどうもしこりを残すための議事録のような気になり、随分と悩んだそこでインターネットでの例示をいくつか見てみたら、質疑の要約とその結果はどうしたかだけ記載し、最終的にその後の賛成多数での承認されたと表記した。これでいいか皆さんの意見をきいてみることにしました。

地域社会での総会ですので、隣人の顔色をみて、賛成、反対での挙手では真の意見が反映できな可能性と、以後の近隣の付き合いにも影響を及ぼす可能性がある。それで想定案件は、無記名投票の準備をしましたが、幸いに想定の案件は、異議なしでの満場一致の承認になり、想定以外の違ったところで、動議が提出され挙手採決になってしまった。(ちょっと失敗もありましたが・・・後に残らなければいいのですが・・・)

地域社会の意見集約とか、意見形成は、周りの人の動きにより左右されるので、個人の意思が表わせるような仕組みが必要と思っています。ボタン投票がいいのかも知れませんね。(笑)

これで役員業務が終了しましたので、議事録を関係者に送信して、修正作業を残すだけになりました。任務終了で後任の方には、陰になりながらサポートをして行きたいと思います。(苦笑)

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コメント

ご苦労様でした。在職中の経験を買われたんですね。
わが地域では、執行部に意見を出す人はほとんどいませんから、スムーズに総会は終わります。この12月は、俺の挨拶を含めても15分で終了、かってないことでした。来年は役員改選だし、俺は勿論やめるつもりですから・・・揉めるとすればその件だけでしょうか。

議事録作成ご苦労様です。
議事録の担当になりますと、議事を聞き流すなどの
横着ができませんから大変です。
私が属している団体も月2回の会合等の議事録を作っています。
私はチェック側ですから比較的楽をしています。

例年は、約90分位で終わるのですが・・・。動議を出す人、その他記載がわかりにくいとかの質疑が相次ぎ2時間40分ぐらいかかりました。(苦笑)今まではメモだけで議事録はなかったので頑張ってみました。どうなる事やら・・・。地域社会での総会は、いいたい放題です。(笑)だからなり手もいにのですけれどね。

はい、一応ICレコーダーで録音してありますからこれをパソコンに落として、再生をするとボタンを押すごとにバックして再生をするソフトがありますので比較的楽です。しかし話していることがくどくてそのままテキスト化ができません。(苦笑)
今、他の役員にチェックに出していますけどね。少し修正をしてロンですね。

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